H-hetki on koittanut ja on aika tehdä Salesforce CRM-järjestelmän käyttöönotto. Huolellisen valmistelun ja nopean käyttöönottoprojektin jälkeen asiakas saa uuden järjestelmän käyttöönsä. Mielessä pyörii yksi kysymys: “mitä seuraavaksi?”

Minusta Salesforceen voi teknologia-alustana suhtautua ikään kuin elävänä dokumenttina. Se ei ole valmispaketti, joka syntyy yhdellä massiivisella kertarykäyksellä, vaan matka, joka alkaa järjestelmän käyttöönotosta.

Käyn tässä tekstissä läpi ajatuksia, mitä johdannossa esitettyyn kysymykseen pitäisi vastata. Itse asiassa väitän, että jos käyttöönoton jälkeen joutuu hamuilemaan seuraavia askelmerkkejä, jotain on todennäköisesti mennyt pieleen jo lähtötelineissä.

Salesforce CRM-järjestelmän käyttöönotto lähtee liikkeelle liiketoiminnan tarpeista

Me tunnemme Salesforce-teknologiat läpikotaisin ja tiedämme varsin tarkkaan, mitä kaikkea niiden avulla voidaan saada aikaan. Siksi meille Salesforcen käyttöönotto tarkoittaa lähtölaukausta. Varsinainen savotta on vasta edessäpäin.

Yhä useammin myös asiakkaat ovat nykyisin jo varsin valveutuneita ja tietävät, että Salesforce-alustaa voidaan hyödyntää liiketoiminnan kehittämisessä ja johtamisessa varsin laaja-alaisesti. Monesti he kuitenkin miettivät käyttöönoton jälkeen asioita teknologian näkökulmasta. Miten me voisimme paremmin hyödyntää Salesforcea?

Kysymys on täysin ymmärrettävä.

Ajaudun itsekin helposti mukaan tämäntyyppiseen keskusteluun siitä, mikä olisi teknisessä mielessä luonnollinen jatkumo käyttöönotolle.

”Oikea kysymys olisi, miten omaa liiketoimintaa tulisi jatkossa kehittää. Teknologia seuraa kyllä perässä.”

Väitän kuitenkin, että lähtökohta tällaiselle keskustelulle on väärä. Oikea kysymys olisi, miten omaa liiketoimintaa tulisi jatkossa kehittää. Teknologia seuraa kyllä perässä ja taipuu kaikkiin tarpeisiin, mutta se on oikeastaan vain yksi pieni osa isompaa kokonaisuutta.

Olet uniikki – unohda one size-ratkaisut

Fanfaarien ja konfettin keskellä olisi tärkeää miettiä omia liiketoimintatavoitteita. Niistä tavoitteista voidaan johtaa kehityskohteiksi reaalimaailman prosessit – ja vasta sitten päästään teknologiaan.

Tässä on hyvä muistaa, että usein teknologian hyödyntämisessä on kyse reaalimaailman asioiden digitaalisesta kuvaamisesta. Siitä syystä one size fits all -ajattelu ei yksinkertaisesti toimi.

”Usein teknologian hyödyntämisessä on kyse reaalimaailman asioiden digitaalisesta kuvaamisesta. Siitä syystä one size fits all -ajattelu ei yksinkertaisesti toimi.”

Jos esimerkiksi asiakkaan tavoitteena on kasvattaa liikevaihtoa kannattavasti, niin voimme alkaa määritellä asioita, joihin keskittymällä tavoitteeseen voidaan päästä.

Voimme esimerkiksi pyrkiä automatisoimaan monia aikaa vieviä työvaiheita, jolloin ihmisten aikaa vapautuu enemmän tuottavaan asiakastyöhön. Voimme myös määritellä myyntiprosessit tarkemmin ja kuvata ne kaikki CRM-järjestelmään, jotta myyjiä voidaan ohjata toimimaan tehokkaimmalla mahdollisella tavalla.

On siis paljon asioita, joita tekemällä voimme pyrkiä samaan tavoitteeseen. Kaikki riippuu kuitenkin asiakkaasta ja asiakkaan yksilöllisistä tarpeista. 

Minun ei varmaan tarvitse sen tarkemmin kertoa, miksi esimerkiksi ravintolaketjun tarpeet ovat täysin erilaisia kuin vaikkapa raskaan teollisuuden.

Askel kerrallaan, mutta katse tulevaisuudessa

Kannustan kaikkia käyttöönoton jälkeen eteenpäin ponnistavia kertomaan kumppanille avoimesti omista tavoitteista ja haasteista sekä suhtautumaan avoimin mielin kumppaneiden ajatuksille, sillä osaava teknologiakumppani ymmärtää asiakastaan ja pystyy kertomaan kullanarvoisia näkemyksiä siitä, miten tavoitteisiin päästään parhaalla mahdollisella tavalla.

Jos olet ajautunut tilanteeseen, jossa kumppanilla ei ole käyttöönoton jälkeen esittää mitään selkeää ehdotusta liiketoiminnan tavoitteita tukevasta jatkokehityksestä, suosittelen kysymään asiasta. Eli kun CRM-järjestelmää otetaan käyttöön tai sen käyttöönottoa ollaan harkitsemassa, kehotan miettimään asioita jo muutamaa askelta pidemmälle.

”Kun CRM-järjestelmää otetaan käyttöön tai sen käyttöönottoa ollaan harkitsemassa, kehotan miettimään asioita jo muutamaa askelta pidemmälle.”

Onnistunut Salesforce CRM-järjestelmän käyttöönotto on monille pitkä loikka eteenpäin, mutta ei milloinkaan ratkaise yhdellä kertaa kaikkia haasteita. Se on enemmänkin hyvä pohjatyö, jota voi lähteä laajentamaan kerros kerrokselta.

Ketterästi eteenpäin

Salesforcea on alustana nopea jatkokehittää low code ja no code -mahdollisuuksien takia. Jatkokehitystä ei kannata siis lähestyä suurena ennalta määriteltynä projektina, jossa vasta käyttöönottovaiheessa nähdään, onko hommassa onnistuttu.

Jos liiketoiminnan tavoitteet ja prosessit on selvillä, niitä kannattaa yleensä lähteä toteuttamaan järjestelmään ketterästi yksitellen tärkeysjärjestyksessä.

Matkan aikana opitaan jatkuvasti siitä, mikä toimii ja mikä ei toimi. Näin voidaan nopeasti reagoida muuttuviin tarpeisiin. Ketterässä kehityksessä käyttäjät pääsevät jatkuvasti kehitysprojektin aikana validoimaan ja testaamaan järjestelmää, jolloin riski epäonnistumisesta pienenee huomattavasti.

”Ketterässä kehityksessä käyttäjät pääsevät jatkuvasti kehitysprojektin aikana validoimaan ja testaamaan järjestelmää, jolloin riski epäonnistumisesta pienenee huomattavasti.”

Kun jatkokehitys tulee aiheelliseksi ei kärpäsestä siis kannata tehdä härkästä, vaan ottaa rohkeasti yhteyttä kumppaniin ja käydä liiketoiminnan tavoitteet yhdessä läpi.

Kumppanin tehtävänä on ehdottaa ylätason tiekarttaa jatkokehitykselle, jota lähdetään vähitellen toteuttamaan pienissä palasissa. On hyvä huomioida, että roadmapin ei ole tarkoitus sitoa mihinkään, vaan se on kumppanin ja asiakkaan alustava näkemys siitä, miten asioita kannattaa lähteä kehittämään.

Ketterä kehitys on yhteispeliä, jolloin kehitystiimiä kannattaa ajatella molempien osapuolten sekoituksena, joka liiketoiminta edellä toteuttaa ne kehityskohteet, jotka tuottavat liiketoiminnalle eniten hyötyä – ilman ennalta määritettyä ja kahlitsevaa sisältöä.

Salesforce CRM-järjestelmän käyttöönotto yhteistyössä Biitin kanssa

Salesforcen käyttöönotto on siis paljon muutakin kuin napin painallusta. Saat parhaan hyödyn järjestelmästä irti, kun pelkän käyttöönoton sijaan järjestelmän käytölle määritellään pidemmän tähtäimen tarpeet.

Biit on Suomen ensimmäinen virallinen Salesforce-kumppani. Olemme auttaneet useita eri kokoisia yrityksiä eri toimialoilta Salesforcen käyttöönotossa. Jos sinäkin haluat saada järjestelmästä kaiken irti, lue lisää Salesforcen käyttöönoton konsultoinnista täältä tai lataa alla oleva opas.