Perinteisen taulukkoon tehdyn sisältömarkkinoinnin julkaisukalenterin sijaan päätin rakentaa meille tämän ominaisuuden Salesforceen seuraavaa vuotta varten.
Tyypillisin tapa ylläpitää yritysen sisältömarkkinoinnin julkaisukalenteria on Excel tai muu käytössä oleva taulukkolaskentaohjelma. Tähän löytyy myös erillisiä (yleensä maksullisia) työkaluja, mutta näiden käyttö lisäisi jälleen yhden uuden työkalun jo muutenkin helposti paisuvaan työkalukokoelmaan.
Päätin siis rakentaa tämänkin Salesforcen päälle. Aikaisemmin olen tehnyt vastaavan työkalun markkinointibudjettia varten.
Miksi Salesforce?
- Käytän sitä itse päivittäin, joten pääsen työkaluun käsiksi helposti valikosta kirjautumatta mihinkään muualle.
- Kaikki data on käytettävissä raportteja ja mittaristoja varten.
- Käytämme Salesforcea kaikkeen muuhunkin, joten työntekijät pääsevät kalenteriin helposti käsiksi nähdäkseen mitä olemme julkaisemassa tai käydäkseen Chatter-keskusteluja tietystä sisällöstä.
- Voin määrittää automaattisia muistutuksia.
- Kalenteri toimii myös arkistona, josta aikaisemmin julkaistu sisältö on löydettävissä helposti.
Sisältökalenterin perustoiminnallisuudet
Sisältökalenteria varten konfiguroin Salesforceen mukautetun objektin (Custom object) nimeltään Content calendar. Tätä voi ajatella niin, että kalenterin yksittäinen sisältö on yksi rivi taulukossa ja sisällön kentät vastaavat taulukon sarakkeita.
Otin mukaan aluksi perustiedot, kuten nimi, sisällön tyyppi, ratkaisualue sekä tietenkin päivämäärät: luonnoksen deadline ja suunniteltu julkaisupäivä. Sisällön tuottamisesta vastaava henkilö toimii tietueen omistajana. Lisäksi tiedoista löytyvät linkit työtiedostoon (yleensä Google Docs -dokumentti) ja valmiiseen tiedostoon sekä kenttä sekalaisia kommentteja varten.
Yksi Salesforcen vahvuuksia on kollaboraatio: jokaisen sisällön tiedoista löytyy kyseistä sisältöä koskeva Chatter-ikkuna, jossa voidaan käydä tähän liittyvää keskustelua. Näin esimerkiksi blogitekstin kirjoittaja voi pyytää kollegaansa lukemaan luonnoksen tagaamalla kyseisen henkilön viestiin.
Kalenterin näkymiä on kahta erilaista: listanäkymä ja Kanban-näkymä. Näissä voidaan määrittää näytettävät kentät ja luoda filtterit. Kuvankaappaus näyttää vain vuodelle 2018 julkaistavaksi suunnitellun sisällön.
Näiden näkymien kautta on mahdollista rakentaa helposti myös sisältöarkisto: listanäkymä voi näyttää esimerkiksi kaikki sisällöt, joiden status on “Published” ja tyyppi “Guide”. Sisällön tiedoista voi löytyä linkki lataussivulle ja oppaan PDF-tiedosto.
Automaattiset ilmoitukset
Seuraava askel oli rakentaa automaattiset ilmoitukset / muistutukset. Tämä vaati Process Builderin käyttöä, mutta siihenkin löytyi selkeät ohjeet Trailheadista. Ilmoituksia voidaan lähettää sekä sähköpostilla että Chatter-viesteinä. Yksi vaihtoehto olisi myös käyttää Salesforcen tehtäväominaisuuksia (Tasks).
Valitsin nyt alkuun Chatter-viestit, joita ensimmäisessä versiossa lähtee neljässä eri vaiheessa. Viestit lähtevät nimissäni ja niihin on tagattu kyseisestä sisällöstä vastuussa oleva henkilö, jolloin hän saa ilmoituksen viestistä.
- Ilmoitus, kun vastuuhenkilö (tietueen omistaja) vaihtuu.
- Muistutus, kun luonnoksen deadlineen on enää seitsemän päivää ja status on WIP.
- Muistutus, kun luonnoksen deadline on mennyt ja status on edelleen WIP.
- Ilmoitus minulle, kun vastuullinen henkilö on muuttanut statukseksi “Ready for review”.
Isompia organisaatioita varten Salesforce mahdollistaisi myös monimutkaisempien hyväksymisprosessien ja muiden automaatioiden rakentamisen. Näitä en kokenut tarpeelliseksi, ainakaan vielä tässä vaiheessa.
Mitä seuraavaksi?
Tavoitteenani on ottaa sisältökalenteri meillä käyttöön ensi vuoden sisältöjä varten. Lähden samalla keräämään palautetta kalenterista. Tämän palautteen ja omien kokemusteni pohjalta voin jatkokehittää kalenteria. Tämä kaikki on onnistunut tähän asti ilman yhtäkään koodiriviä.
Ajatuksenani on myös rakentaa itselleni oma mittaristo (dashboard) käyttööni, joka voisi näyttää tämän osalta esimerkiksi listan seuraavista julkaisuista ja omassa laatikossaan myöhässä olevien sisältöjen määrän.
Ja jos haluat lukea lisää Salesforcen laajentamisesta, kannattaa käydä lataamassa aihetta käsittelevä oppaamme.