Digitaalinen transformaatio – tuo melkein puhki kulutettu termi. Mitä sillä tarkoitetaan ja miten organisaatiossa voidaan huomata, että transformaatiolle olisi akuutisti tarvetta? Lähdetään ihan alkuun liikkeelle termin määritelmästä.
Kirjoittaja: Jesse Julkunen / VP of Projects, Biit Oy
Liikkeelle määritelmästä
Lähdetään tosiaan liikkeelle aivan perusasioista, eli digitaalisen transformaation määritelmästä. Se luo hyvän pohjan sille, miten aihetta tulisi lähestyä.
Yhden määritelmän mukaan “liiketoiminnan ja organisaation toimintatapojen ja ajattelutavan muuntamista digitaalisuutta kohti kutsutaan digitaaliseksi transformaatioksi. Yksinkertaistettuna ja intuitiivisesti digitaalisuus voi tarkoittaa digitaalisten teknologioiden käyttämistä hyväksi liiketoiminnan eri osa-alueilla.”
Erään toisen määritelmän mukaan “digitaalinen transformaatio on uusien teknologioiden käyttöä (sosiaalinen media, mobiili, analytiikka, sulautetut järjestelmät) merkittävien liiketoiminnallisten parannusten mahdollistamiseksi.”
Näiden kahden varsin yleisen määritelmän nojalla voidaan todeta, että digitaalisessa transformaatiossa on kyse liiketoiminnan mahdollistamisesta digitaalisin keinoin. Tällä tarkoitetaan sitä, että järjestelmät ja työkalut on rakennettu niin, että ne auttavat tai ovat mahdollistajana liiketoiminnalle nykyisessä ja tulevassa laajuudessa.
Olisi väärin väittää, etteivät yritykset ole nykyään digitaalisia. Uskallan väittää, että kaikilla on käytössä jotain digitaalisia työkaluja, joita ilman liiketoimintaa ei olisi. Olkoon ne työkalut vaikka vain kannettavia tietokoneita tai älypuhelimia.
Olisi siis kohtuutonta sanoa, että jokin yritys olisi vasta ottamassa ensimmäisiä askeliaan matkalla kohti liiketoiminnan digitalisaatiota. Jos kerta digitaaliset työkalut ovat arkipäivää jo jokaisessa organisaatiossa, onko ylipäätään tarpeen enää puhua digitaalisesta transformaatiosta? Minusta on, mutta näkökulmaa on syytä hieman päivittää.
Kokeilukulttuurin kankeus
Digitaalisuus aiemmin esiteltyjen määritelmien ajoilta on mennyt isoin harppauksin eteenpäin.
Transformaation tarve ei siis näy enää siten, että ihmisiltä puuttuisi digitaaliset työkalut tai että organisaatioissa käytettäisiin edelleen kynää ja paperia tiedon käsittelemiseen. Tarve näkyy ennen kaikkea siinä, että ajan hammas on nakertanut aiemmin käyttöönotettujen järjestelmien ja työkalujen tehokkuutta siihen pisteeseen, että ne muodostavat pullonkaulan liiketoiminnan kehittämiselle.
Uusien liiketoimintaideoiden kokeileminen vanhentuneilla järjestelmillä vaatii organisaatioilta kohtuuttoman suuria ponnistuksia. Kaikki pienetkin kokeilut muuttuvat herkästi isommiksi projekteiksi, koska on pakko yrittää etsiä purkkaratkaisuja järjestelmien liimaamiseksi yhteen. Se on hidasta ja kallista.
Otetaan tästä yksi esimerkki. Rautakauppa haluaa ottaa myyntiin uuden tuotteen, joka koostuu muutamasta valittavasta lisäosasta. Hinnoittelun pitäisi perustua valittuun pakettiin, eli kaikilla herkuilla höystettynä tuotteen hinnan pitäisi pudota hieman. Näin saataisiin myytyä enemmä.
Tässä kohtaa huomataan, että nykyisille järjestelmille muuttuva hinnoittelu on liian hankala pähkinä purtavaksi. Järjestelmiin kuvataan tuotteen perusversio ja sitten x määrä lisäosia, joilla kaikilla on omat lisähintansa. Sama työ tehdään vielä myös verkkokaupan puolella, sillä ERP-järjestelmä on täysin erillään verkkokauppa-alustasta.
Modernien työkalujen osalta tällaisia ongelmia ei pääse syntymään. Tuotteeseen voidaan liittää erilaisia bundle-hinnoitteluita, ja pienellä integraatiotyöllä ERP, PIM (tuotetiedonhallinta) ja verkkokauppa voivat mutkattomasti keskustella keskenään. PIM voi jopa tarjota kerran perustettua tietoa raakaversiona useampaan kuin yhteen verkkokauppaan, jolloin samaa tuotetta voidaan myydä monen eri brändin alla.
Jos siis pienetkin kokeilut vaativat kikkailua, on syytä tarkastella organisaation nykyistä digistrategiaa. Teknologia ei saa missään tapauksessa estää liiketoiminnan kehittämistä.
Muutokset tapahtuvat aina IT osaston avulla
“Pyydetään henkilö x:ää IT-osastolta toteuttamaan tämä” – onko tuttu lause? Monelle on.
Vaikka nämä keskivertoa paremmat ATK-taidot omaavat velhot saavat monia asioita aikaiseksi ja välillä jopa yllättävän nopeasti, niin nämä samat velhot eivät välttämättä ole liiketoiminnan parhaita asiantuntijoita. Joskus toki löytyy poikkeuksia, mutta väitän omien kokemusteni pohjalta, että harvalla on yhtä syvällistä ymmärrystä sekä teknologiasta että liiketoiminnasta.
Yleisesti ottaen työkalujen ja järjestelmien pitäisi olla sellaisia, että liiketoiminnan ihmiset osaavat niitä käyttää itsenäisesti ilman IT-osaston tukea. Kyse voi olla uusien tuotteiden launchaamisesta, uuden kampanjasivuston pystyttämisestä tai uuden raportin luomisesta.
Liiketoiminnan pitäisi siis pystyä toimimaan itsenäisesti, sillä heillä on paras ymmärrys liiketoiminnasta ja he myös parhaiten tietävät, minkälaisia asioita tarvitaan ja miltä asioiden pitäisi näyttää ulospäin. He myös huomaavat potentiaaliset virheet datassa nopeammin, sillä IT-velhot eivät lähtökohtaisesti ole sisällä datan sisällössä, vaan enemmänkin teknisessä toteutuksessa.
Eli toisena herätyskellona voidaan pitää toistuvaa tarvetta napata IT-osasto mukaan kaikkeen tekemiseen. Tällöin työkalut estävät liiketoiminnan orgaanista kehittymistä.
Datan huono laatu
Muuten kiva raportti, mutta sieltä pitää siivota nuo epäselvät ja huonosti täytetyt kohdat. Ei näin.
Jos data vaikuttaa heikkolaatuiselta, siihen pitää puuttua heti. Jos heikkolaatuista dataa katsotaan läpi sormien, syntyy ennen pitkää tilanne isoja ongelmia datan hyödyntämisessä.
Miten tämä liittyy digitaaliseen transformaatioon? Jos järjestelmä on käyttäjille liian vaikea tai se ei tuota heidän työnteolleen arvoa, sitä ei käytetä oikein. Tyypillisesti tämä näkyy juuri datan heikossa laadussa.
Huonolaatuinen data järjestelmässä on siis usein merkki siitä, että jonkin tason transformaatio voisi olla tarpeen. Sen ei tarvitse olla kokonaisvaltainen järjestelmän uusiminen, mutta parannus käytettävyyteen tai täytettävien kenttien pakollisuuden arviointi voisi olla paikallaan. Tällaisillakin parannuksilla voidaan ottaa helposti isojakin harppauksia eteenpäin.
