Palkka-, talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuja julkishallinnolle ja yrityksille toimittava Visma Public on viime vuosien ajan pyrkinyt tietoisesti muuttamaan liiketoimintaansa perinteisestä projektien toimituksesta Software as a Service -ratkaisujen toimittajaksi. Yrityksen myynti- ja markkinointijohtaja Jani Muhosen mukaan on kriittistä, että myös myynnin järjestelmät tukevat muuttuneen liiketoiminnan vaatimia toimintamalleja.
Haastattelu: Jarmo Tuutti
Visma Publicin juuret ulottuvat 1960-luvun reikäkorteilla toimivista palkka-asiantuntijoiden ohjelmistoista nykypäivän palkka- ja henkilöstöhallinnon kokonaisratkaisuihin. Vuonna 2018 osaksi Visman perhettä päätynyt yritys on viimeisten vuosien aikana muuttanut toimintaansa räätälöityjen projektien toimittamisesta pilvipalveluiden ohjelmistokumppaniksi.
– Kärjistetysti ilmaistuna aikaisemmin asiakkaalle toimitettiin projekti, minkä jälkeen asiakas unohdettiin. Nykyisin asiakas miettii koko ajan, että jatketaanko yhteistyötä. Jos asiakkaan mielestä yritys ei kehitä toimintaansa tai pysty tarjoamaan mitään uutta, niin toimittaja vaihdetaan toiseen. Tämä on ollut iso muutos vanhaan maailmaan nähden, Muhonen kertoo muutoksen tarpeesta.
”Jos asiakkaan mielestä yritys ei kehitä toimintaansa tai pysty tarjoamaan mitään uutta, niin toimittaja vaihdetaan toiseen. Tämä on ollut iso muutos vanhaan maailmaan nähden.”
Vuoden 2020 marraskuussa Visma Publicilla myynti- ja markkinointijohtajan roolissa aloittanut Muhonen kertoo, että häneltä puuttui aluksi kokonaan näkymä siihen, missä myynnin osalta mennään.
Yritys oli muutama vuosi aikaisemmin korvannut entisen CRM-järjestelmänsä Salesforcella, mutta järjestelmä oltiin otettu käyttöön kiireellä, eikä se kyennyt tukemaan yrityksen liiketoimintamalleja tai prosesseja.
Muhonen arvioi, että perusdata oli vaihdoksen myötä kunnossa, mutta järjestelmää ei kuitenkaan käytetty arkipäiväisesti käytännön tekemisen tukena, vaan enemmänkin pakollisten tietojen kirjaamispaikkana.
– Kukaan ei ollut ehtinyt miettiä, mitä järjestelmälle pitäisi oikeasti tehdä. Sinne oli päässyt kertymään paljon tauhkaa, Muhonen sanoo.
Järjestelmäkehitystä liiketoiminnan visio edellä
Uudessa roolissaan Muhonen pääsi hyppäämään liikkuvan junan kyytiin: viikko ennen virallista aloitustaan hän osallistui Data Governance -työpajaan, jossa järjestelmää alettiin toden teolla laittaa kuntoon.
– Muutama viikko ennen virallista ensimmäistä työpäivääni sain viestiä, että voisinko tulla jo edellisellä viikolla mukaan juuri starttaamassa olevan workshoppiin. Se oli hieno iltapäivä, pääsi syvään päähän heti.
Vaikka Visma Publicilla oli jo käytössä Salesforce, ei ensimmäinen askel suinkaan ollut uusien raporttien ja mittaristojen rakentaminen uudelle myyntijohtajalle, vaan liikkeelle lähdettiin perusasioista.
”Aluksi kirkastettiin liiketoiminnan visio ja rakennettiin ymmärrys siitä, miltä IT-arkkitehtuurin pitäisi näyttää tulevaisuudessa. Liikkeelle lähdettiin vahvasti tulevaisuuteen katsomisen näkökulmalla.”
– Aluksi kirkastettiin liiketoiminnan visio ja rakennettiin ymmärrys siitä, miltä IT-arkkitehtuurin pitäisi näyttää tulevaisuudessa. Liikkeelle lähdettiin vahvasti tulevaisuuteen katsomisen näkökulmalla. Miten saadaan myyntiputki rakennettua, ja miten tieto valuu myynniltä taloushallintoon?
Vuodenvaihteen molemmin puolin järjestettiin useita työpajoja, joiden avulla rakennettiin IT-kehityksen visio ja nykyarkkitehtuurin lisäksi tavoitearkkitehtuuri. Näin päästiin suunnittelemaan tiekarttaa ohjaamaan järjestelmäkehitystä.
– Tavoitetilan kirkastaminen näkyi todella hyvin. Meillä oli yhtä aikaa meneillään monenlaisia kehitysprojekteja, joten kaikilla ei ollut heti aluksi yhtäläistä käsitystä siitä, missä mennään ja mitä tehdään.
Hyvin rakennettu pohja mahdollisti myös ketterämmän lähestymistavan.
– Oli hyvä asia, että liikkeelle lähdettiin pienin askelin, eikä kaikkea yritetty saada kerralla kuntoon. Matkan aikana on niin moni asia muuttunut, ettei se olisi toiminutkaan, Muhonen arvioi.
Ensimmäiseksi myyntiputki kuntoon
Projektin ensimmäinen askel oli niin sanottu “CRM:n uudelleenkäynnistys”, jossa vanha järjestelmä otettiin käytännössä uudelleen käyttöön. Tavoiteena oli rakentaa toimiva putki markkinoinnista myynnin kautta aina laskutukseen sekä saada 360 asteen näkymä asiakkuuksiin, jotta voimme palvella heitä paremmin sekä tarjota heille tätä kautta positiivisia asiakaskokemuksia.
Jo ensimmäisen puolen vuoden aikana on saatu aikaan selkeitä tuloksia.
”Aluksi minulla oli aika sokko olo, kun en vielä tarkalleen tiennyt, minkälainen firma meillä on ja mihin me olemme menossa. Nyt kuva on selkiytynyt.”
– Iso kuva on koko ajan kirkastunut. Liidituotanto on selkeästi kehittynyt sekä liidi- ja myyntimahdollisuusprosessit on määritelty, viety tuotantoon ja otettu jo käyttöönkin. Myös mittarointia on kehitetty. Aluksi minulla oli aika sokko olo, kun en vielä tarkalleen tiennyt, minkälainen firma meillä on ja mihin me olemme menossa. Nyt kuva on selkiytynyt.
Tiedon kulku vaatii myös integraatioiden rakentamista. Nykyisin tieto kulkee Salesforcesta sujuvasti esimerkiksi Visma Publicin Wintime-ratkaisun järjestelmään.
Transformaatiohankkeita varten Muhosella on myös jaettavaksi yksi tärkeä oppi keväältä.
– Sitä lähtee aina aivan liian optimistisesti liikkeelle aikataulujen ja päällekkäisten asioiden osalta. Jos miettii esimerkiksi meidän myynnin prosesseja, niin se vaatii aikaa ja vaivaa, että yhteiset toimintamallit saadaan osaksi myyjien arkipäivää. Tämä ei onnistu, jos yrittää samaan aikaan laittaa liian montaa asiaa kuntoon, eikä pysty varaamaan riittävästi aikaa toimintamallien viemiseksi arkeen.
Tiekartta ohjaa kehitystä jatkossa
Vahvan pohjatyön, eli vision ja tavoitetilan pohjalta rakennetun tiekartan ansiosta syksyn tulevat askeleet ovat Muhoselle jo selvät. Erityisesti hän nostaa esiin avainasiakkuuksien hallinnan kehittämisen. Sen merkitys korostuu entisestään, kun yritys siirtyy jatkossa entistä vahvemmin SaaS-palveluiden tarjoamiseen.
– Datan rikastaminen on jätetty syksyyn. Isona uutena osa-alueena olemme myös ottamassa käyttöön KAM-mallin, joka tulee meille todellakin tarpeeseen.
Työskentelyyn Biitin kanssa Muhonen on tyytyväinen.
– Pakko sanoa, että Biitin kanssa on älyttömän kivaa tehdä töitä. Se voi kuulostaa erikoiselta kommentilta, mutta näinä korona-aikoina kun istut kaikki päivät koneella luurit korvilla, niin yhteistyön toimiminen jonkun kanssa on erittäin piristävää. Kaiken kaikkiaan olen todella tyytyväinen yhteistyöhömme.
