Tämän Fiidin teemana on liiketoiminnan transformaatio. Mitä se tarkoittaa järjestelmien kehittämisen näkökulmasta? Mikä on järjestelmien rooli silloin, kun liiketoimintaa lähdetään viilaamaan tai muuttamaan kokonaan? Pyysimme kahta meidän kokenutta IT-arkkitehtiä, Mikko Caveniusta ja Jesse Julkusta, avaamaan aihetta.
Mitä liiketoiminnan transformaatio tarkoittaa?
Liiketoiminnan transformaatio tarkoittaa yksinkertaistetusti liiketoiminnan muuttamista toisenlaiseksi kuin mitä se on aiemmin ollut.
Yksi kaikkien tuntema esimerkki tällaisesta transformaatiosta on Netflix, joka siirtyi ensin videoiden vuokraamisesta netin välityksellä sisällön striimaukseen ja sittemmin sisällön jakamisesta sisällön tuottamiseen.
Kyseessä on aina iso strateginen päätös, johon yritys ajautuu esimerkiksi silloin, kun sen perinteinen liiketoiminta on muuttumassa kannattamattomaksi tai teknologinen kehitys pakottaa sen muuttamaan perustavalla tavalla omaa liiketoimintaansa.
”Nykypäivänä tätä liiketoiminnan transformaatiota esiintyy harvoin ilman digitaalista transformaatiota.”
Nykypäivänä tätä liiketoiminnan transformaatiota esiintyy harvoin ilman digitaalista transformaatiota, joka taas lähtee liikkeelle digitalisaatiosta, eli tietotekniikan merkityksen korostumisesta kaikilla elämänalueilla – myös liiketoiminnassa.
Nämä kaksi transformaation ilmentymää liittyvät siis erittäin läheisesti toisiinsa.
Mitä liiketoiminnan transformaatio merkitsee järjestelmien kehittämiselle?
Marssijärjestyksen pitäisi mennä niin, että aluksi lähdetään liikkeelle yrityksen visiosta. Missä halutaan olla x vuoden päästä? Tämän jälkeen mietitään strategia, eli millä keinoilla tuohon visioon päästään.
Vasta sitten päästään kyvykkyyksiin, eli mitä asioita järjestelmien pitäisi pystyä tekemään, jotta ne auttaisivat yritystä toteuttamaan strategiaansa sekä kulkemaan kohti pidemmän aikavälin visiotaan.
Kyse on siis siitä, että IT-arkkitehtuuri sekä IT-järjestelmät suunnitellaan tukemaan käytännön tekemistä.
Kyse on siis siitä, että IT-arkkitehtuuri sekä IT-järjestelmät suunnitellaan tukemaan käytännön tekemistä. Tällöin järjestelmiä ja liiketoimintaa kehitetään sopusoinnussa keskenään, eikä niitä tarkastella erillään toisistaan.
Jotta yritys voisi onnistua tänä päivänä uudistamaan liiketoimintaansa, on sillä oltava tiettyjä kyvykkyyksiä, joita voidaan järjestelmien avulla vahvistaa.
Minkälaisia kyvykkyyksiä järjestelmäkehityksellä sitten voidaan vahvistaa? Käydään tässä läpi pari varsin tyypillistä esimerkkiä.
Mainitaan ensimmäisenä esimerkkinä asiakasdatan hyödyntäminen. Kun asiakkaat (sekä kuluttajat että yritykset) tänä päivänä asioivat yhä enemmän ja enemmän sähköisissä kanavissa, pitää yritysten pystyä hyödyntämään kaikesta siitä asioinnista syntyvää dataa tarjotakseen asiakkailleen mahdollisimman hyviä asiakaskokemuksia – mieluiten vieläpä kanavasta riippumatta, eli omnikanavaisesti. Ilman toimivia järjestelmiä se on mahdotonta.
Toinen dataan liittyvä kyvykkyys on esimerkiksi yhtenäinen näkymä asiakkuuksiin. Yritykset pystyvät palvelemaan asiakkaitaan parhaiten silloin, kun kaikilla asiakkaiden kanssa työskentelevillä on pääsy samoihin tietoihin.
Monesti tämä edellyttää siilojen purkamista paitsi käytännössä, myös järjestelmien osalta. Voi esimerkiksi olla niin, että myynnillä ja asiakaspalvelulla on ollut käytössään erilliset järjestelmät, jotka eivät ole edes keskustelleet keskenään. Tällaisissa tilanteissa ongelma voidaan ratkaista esimerkiksi integraatiolla tai yhteen järjestelmään siirtymällä.
Jos palataan takaisin isoon kuvaan, niin näiden kahden esimerkin taustalla voisi olla visio, jossa yritys haluaa olla ylivertaisista asiakaskokemuksista tunnettu toimija. Tästä visiosta voidaan johtaa kasa kyvykkyyksiä, joita yritys tarvitsee päästäkseen tavoitteeseensa. Tällaisia kyvykkyyksiä voisivat siis olla esimerkiksi nuo mainitsemani datan hyödyntäminen ja yhtenäinen asiakasnäkymä.
Yrityksen visio antaa siis raamit, joiden puitteissa lähdetään miettimään yrityksen strategiaa. Strategiasta puolestaan voidaan johtaa tarpeet, joihin järjestelmiä kehittämällä pyritään vastaamaan.
Strategia on siis olennainen osa transformaatiota. Miten strategia tuodaan osaksi järjestelmäkehitystä?
Tämä on mielettömän tärkeä kysymys. Voidaan jopa kysyä, että jos Salesforcea tai jotain muuta järjestelmää kehitetään irrallaan yrityksen strategiasta, niin miksi sitä kehitystyötä sitten edes tehdään? Ilman strategiaa se jää helposti harrastustoiminnaksi.
Strategia on asia, joka otetaan liian usein annettuna. Kun yrityksen työntekijöitä pyydetään kertomaan yrityksen strategiasta, saadaan hyvin erilaisia vastauksia. Tämä kertoo siitä, että strategia ei ole riittävän selkeä tai sitä ei ole jalkautettu riittävästi. Monesti tuntuu siltä, että yrityksissä on tehty strategiatyötä, mutta se työ on jäänyt kesken.
Voi esimerkiksi olla niin, että yrityksen strategia on olla oman alansa top 100 -yritys. Se ei vielä kerro oikeastaan mitään. Strategiaa voidaan täsmentää niin, että yritys haluaa olla alansa top 100 -yritys myymällä top 100 -yrityksille. Tämä on jo selkeä askel oikeaan suuntaan.
”Käytäntöön päästään siinä vaiheessa, kun järjestelmiä kehitetään siihen suuntaan, että ne ohjaavat ihmisten toimintaa oikeaan suuntaan.”
Käytäntöön päästään siinä vaiheessa, kun järjestelmiä kehitetään siihen suuntaan, että ne ohjaavat ihmisten toimintaa oikeaan suuntaan ja auttavat ponnistelemaan kohtia tavoitteita.
Tässä edellisessä esimerkissä järjestelmää voidaan kehittää esimerkiksi niin, että se tunnistaa, kuuluuko potentiaalinen asiakas oman alansa top 100 -yrityksiin. Käytännössä tämä voidaan toteuttaa ohjaamalla myyjät kirjaamaan pakollisena tietona myyntimahdollisuuteen yrityksen y-tunnus, jonka perusteella järjestelmä voi varmistaa, että asiakas todella on top 100 -yritys alallaan. Näin järjestelmää kehittämällä voidaan varmistaa, että myyjät toimivat yrityksen strategian mukaisesti. Monesti pienillä muutoksillakin voidaan saada aikaan merkittäviä tuloksia.
Siinä vaiheessa, kun ihmiset ovat erimielisiä yrityksen strategiasta, on järjestelmän kehittäminen erittäin hankalaa. Tällöin on syytä lähteä liikkeelle nykytilan kartoituksesta ja strategian kirkastamisesta.
Kun kaikki saadaan samalle kartalle, voidaan järjestelmien kehittämiselle lähteä rakentamaan selkeää tiekarttaa.
Mikäli yksimielisyyden löytäminen on hankalaa tai yritys on analyysiparalyysi-tilanteessa, jossa päätösten tekeminen on ylitsepääsemättömän vaikeaa, kannattaa turvautua ulkopuoliseen apuun – kuten esimerkiksi osaavaan konsulttiin, joka ymmärtää sekä teknologiaa että liiketoimintaa ja pystyy ulkopuolisena tarkastelemaan yritystä neutraalisti. Tämä voi auttaa löytämään toiminnalle punaisen langan.
Miten varmistetaan, että järjestelmiä nimenomaan kehitetään strategian mukaisesti?
Hieman kliseisesti sanottuna järjestelmien kehityksen tulee olla liiketoimintalähtöistä. IT-osasto ei siis saa olla mikään oma pumppunsa, joka toimii erillään muusta tekemisestä. Tämä edellyttää, että IT-puolelta löytyy yhtä paljon liiketoimintaymmärrystä kuin bisnespäättäjiltä.
”Parhaaseen lopputulokseen päästään silloin, kun liiketoimintajohto asettaa suuntamerkit ja määrittelee haasteet, jotka pitää ratkaista.”
Parhaaseen lopputulokseen päästään silloin, kun liiketoimintajohto asettaa suuntamerkit ja määrittelee haasteet, jotka pitää ratkaista. Tämän jälkeen järjestelmän kehittäjille annetaan omistajuus kehitystyöstä, eli he saavat päättää, miten haasteet käytännössä ratkotaan.
Tiedämme kokemuksesta, että ihmiset venyvät parhaimpaansa silloin, kun he kokevat asian omakseen. Siksi omistajuus on tässä kokonaisuudessa tärkeässä roolissa.
Myös tulosten mittaaminen on äärettömän tärkeää. Ylätason KPI-luvut pitää pystyä pilkkomaan pienempiin osiin, jotta tuloksia voidaan seurata käytännön tasolla. Esimerkiksi jos tavoitteena on asiakastyytyväisyyden parantaminen, niin sitä voidaan mitata lukemattomilla eri tavoilla. Pelkkä ylätason lukema ei vielä riitä ohjaamaan kehitystyötä oikeaan suuntaan.
Jos yrityksen strategia muuttuu, miten se vaikuttaa järjestelmien kehittämiseen?
Lähtökohtaisesti kaikkea ei kannata koskaan suunnitella valmiiksi, sillä maailma muuttuu jatkuvasti.
Järjestelmäkehitykseen kannattaa soveltaa yleisiä ketterän kehityksen toimintaperiaatteita, eli kehittää järjestelmiä pienin askelin ja hyödyntää kaikkea matkan varrella opittavaa.
Kuinka Salesforcea kehitetään ketterin menetelmin? Lue aiheesta lisää lataamalla opas ”Salesforcea. Ketterästi.”
Mikäli yrityksen strategia muuttuu todella merkittävästi, niin se saattaa vaatia järjestelmien osalta rohkeita päätöksiä.
Jos esimerkiksi yritys on hankkinut jonkin perustason yksinkertaisen järjestelmän viisi vuotta sitten, niin se ei välttämättä enää taivu uuden strategian mukaisiin tarpeisiin. Tällaisessa tilanteessa olisi järkevämpää vaihtaa järjestelmää kuin yrittää mukauttaa omaa toimintaa järjestelmän rajoituksiin.
Enterprise Architect, Biit Oy
Senior Architect, Biit Oy
