Salesforce on kehittänyt Field Service Lightning -nimellä kulkevaa kenttähuollon työkaluaan nyt tasaisesti pian vuoden verran ja nyt kaikki palaset alkavat olla upeasti kohdillaan. Toiminnallisuuksia on lisätty jokaisessa päivityksessä ja ne kattavat nyt kaiken, mitä kokonaisen järjestelmän toteutukseen tarvitaan. Viimeisimpänä pian julkaistava FSL-mobiiliapplikaatio, joka täydentää hyvin kokonaispaketin. Tässä olikin syytä kerrakseen lähettää BiiT Dream Teamin iskujoukko kouluttautumaan järjestelmän saloihin Etelä-Saksaan.

Ennen kaikki oli paremmin?

Kenttähuolto on nopeasti kehittyvä ala, mutta monet yritykset pyörittävät edelleen excel-tiedostoja työntekijöiden henkilökohtaisilla koneilla, kun huoltotoimenpiteitä suoritetaan. Myös kynää & paperia käytetään edelleen yllättävänkin monessa tehtävässä, vaikka elämme digitaalista aikakautta. Pahimmillaan huollon kirjauksen työvaiheet voivat olla: kynä ja paperi -> kirjaus Exceliin -> kirjaus sisäiseen Intranetiin.

Field Service Lightning mullistaa täysin tämän vanhahkon ajattelumallin. Huoltoteknikot kirjaavat huoltotehtäviä mobiililaitteellaan ja järjestelmäautomaatiot jakavat työtehtäviä taustalla perustuen ennalta määriteltyihin sääntöihin. Kenttähuollon tehokkuutta voidaan myös helposti seurata reaaliaikaisilla raporteilla, esimerkiksi vastaus- sekä huoltoaikoja voidaan sekä tarkastella – että sitten hienosäätää helppolukuisten raporttien datan pohjalta.

Kahden koulutuspäivän aikana käytiin läpi kaikki keskeiset asiat ja samalla konfiguroitiin valmis järjestelmä testiympäristöön palanen kerrallaan. Järjestelmä sisältää muun muassa resurssit (Resources), teknikoiden taidot (Skills), kalentereiden hallinnan, skedulointisäännöt (Scheduling policies), palvelutasot (Service Levels), mobiilikonfiguroinnin sekä työtilausten hallinnoinnin (Dispatch process).

Automaaginen järjestelmä

Järjestelmän todelliset edut tulevat näkyviin, kun automatiikka pääsee kunnolla vauhtiin. Kun vaaditut järjestelmän konfiguroinnit on toteutettu, käyttäjän on mahdollista tehdä työtilausten jakaminen täysin automaattisesti. Tällöin järjestelmä jakaa työtehtävät teknikoille perustuen muun muassa heidän sijaintiinsa, taitoihinsa, etäisyyteen kohteesta sekä utilisaatioon. Työtilauksia on helppo jakaa teknikoille manuaalisestikin, mutta kun aletaan puhua useista sadoista työtilauksista, niin käyttäjän on käytännössä mahdotonta hallita kaikkea ilman järjestelmän apua.

Se mikä manuaalisena työnä vaatisi useamman päivän, järjestelmä käytännössä hoitaa muutamassa minuutissa, joten säästöjä syntyy uskomattoman nopeasti. FSL:n skedulointipolitiikka huomioi teknikoiden työtilaukset, tauot, siirtymäajat kohteesta toiseen sekä mahdolliset vapaat ja piirtää jokaiselle teknikolle oman aikajanan. Tämä henkilökohtainen näkymä on sen jälkeen käytössä jokaisen teknikon omassa mobiililaitteessa, josta työpäivän kulkua hallinnoidaan.

Mobiili on päivän sana

Näkyvin FSL:n osa kokonaisratkaisua tulee olemaan teknikoille suunnattu mobiiliapplikaatio, jonka visuaalinen ilme onkin varsinaista silmäkarkkia. Sen toimivuus osoittautui saamassamme demossa erittäin hyväksi. Nykyaikainen mobiilisovellus ei missään nimessä saa nostattaa käyttäjän verenpaineita – ja tässä sovelluksessa kaikki tuntuikin rullaavaan loogisesti eteenpäin.

Teknikot voivat hallita omia työtilauksiaan mobiilissa ja sen lisäksi he voivat luoda kalenteriin tapaamisia tai uusintakäyntejä. Mobiilisovelluksesta voi myös tarkastella työtilaukseen liittyviä asioita, mm. asiakastilin (Account), kontaktien (Contact) sekä laitteiden (Asset) tietoja. Näyttävä ominaisuus on myös Google Maps -näkymä, joka näyttää teknikolle kartalla reitin sekä matka-ajan kohteeseen, perustuen käyttäjän geokoordinaatteihin.
Myös offline-toiminnallisuus tulee olemaan erittäin hyvä myyntivaltti. Toiminto on suunniteltu niin, että sovellus toimii offline-tilassa normaalisti, ja kun yhteys palaa niin sovellus synkronoi automaattisesti kaikki käyttäjän tekemät muutokset. Monissa vastaavissa sovelluksissa vaaditaan erillinen manuaalinen synkronointi, jos muutoksia on tehty offlinen aikana. Synkronointi toimii samalla periaatteella myös toiseen suuntaan ja teknikot saavatkin välittömästi tiedot muuttuneista työtilauksista päivän aikana.

Tulee olemaan mielenkiintoista päästä toteuttamaan asiakkaalle oikeaa FSL-projektia, koska helppous, ketteryys ja toimintavarmuus ovat niitä avainsanoja, joihin voisin luulla jokaisen asiakkaan tarttuvan. Niin kuin alussa jo mainitsin, kaikki palaset alkavat olla kohdallaan, now it’s Showtime!