Yksi haaste Biitin kasvun edellä on osaajien rekrytointi. Yhtenä keinona tämän ongelman ratkaisuksi päätimme parantaa rekrytointiprosessiamme tuomalla sen hallinnan taulukoista Salesforcen päälle.
Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä rekrytointia hoidetaan monesti sähköpostien ja Excel-taulukoiden kanssa. Tällöin HR-tiimi saattaa koostua vain yhdestä henkilöstä. Pienetkin yritykset voivat saada satoja hakemuksia kuukaudessa, joten näiden hallitseminen voi luoda valtavan määrän työtä jo muutenkin kiireisille osaajille.
Törmäsimme Biitilläkin tähän ongelmaan. Tämän takia päätin selvittää, miten voisimme yksinkertaistaa rekrytointiprosessin hallintaa ilman, että investoisimme uusiin työkaluihin.
Vastaus löytyi luonnollisesti Salesforcesta, jonka päälle rakensin ympäristön hallinnoimaan rekrytointiprosessiamme.
Miksi Salesforce?
- Käytämme sitä päivittäin, joten alusta on jo HR-osaajillemme tuttu.
- Lähes rajattomat muokkausmahdollisuudet loivat mahdollisuuden luoda täysin mukautettu alusta juuri meidän rekrytointiprosessia ajatellen.
- Uusien ominaisuuksien rakentaminen on yksinkertaista, eikä vaadi välttämättä riviäkään koodia.
- Tiettyjä prosesseja voidaan helposti automatisoida.
- Turvallinen ympäristö, jossa voi säilöä hakijatietoja GDPR:ää noudattaen.
Rekrytointiprosessin hallinta Salesforcessa
Rekrytointityökalu on rakennettu Salesforcen mukautetun objektin (Custom Objects) päälle. Objektin nimi on Applicants ja jokainen hakija tallennetaan sinne uutena tietueena (Record). Yhtä tietuetta voi ajatella taulukon rivinä ja jokaisen tietueen kenttää taulukon sarakkeena.
Yhdestä tietueesta löytyvät helposti kaikki perustiedot hakijasta nopeasti ja helposti, antaen HR-osaajille mahdollisuuden saada nopea yleiskuva sekä hakijasta että siitä, missä kohtaa hän on rekrytointiprosessissa. Tietueeseen voi myös liittää hakijan CV:n ja Cover Letterin PDF-tiedostoina sekä muistiinpanot haastatteluista.
Hakijan etenemisen prosessissa näkee polusta (Path), joka muistuttaa myynnistä tuttua myyntisuppiloa. Tehdyt muistiinpanot voidaan linkittää polun oikeaan kohtaan.
Lisäksi sivupalkista käyttäjä voi merkitä käytyjä puhelinkeskusteluita, luoda tehtäviä ja käyttää Chatter-ominaisuutta sisäiseen keskusteluun. Yhdistämällä Gmail-tili Salesforceen mahdollistaa myös Biitin brändin mukaisten sähköpostien lähettämisen suoraan Salesforcesta hakijalle.
Koko rekrytointiputkea koskevaa yleiskatsausta varten rakennettiin kaikki hakijat sisältävä Kanban-näkymä, jossa hakijat lajitellaan vaiheen mukaan. Tässä näkymässä voi myös siirtää hakijoita seuraavaan vaiheeseen helposti Drag-and-Drop-menetelmällä.
Kanban-näkymää on helppo rajoittaa koskemaan esimerkiksi tiettyä avointa paikkaa koskevia hakemuksia.
Ympäristöön on myös lisätty mittaristoja (Dashboard) ja raportteja (Report), jotka toimivat lisätyökaluina rekrytointiprosessin seurantaan ja kehittämiseen.
On myös tärkeää, että järjestelmä mahdollistaa GDPR-henkilötietolain noudattamisen. Salesforcen omat tietosuojatyökalut ja rakentamamme prosessit varmistavat, että vain rekrytointiin oleellisesti liittyvät työntekijämme voivat tarkastella hakijan tietoja.
Mitä seuraavaksi?
Jatkamme järjestelmän kehittämistä HR-tiimin palautteen pohjalta, heidän tarpeiden ja toiveiden mukaan. On tärkeää, että järjestelmän käyttöä seurataan ja optimoidaan, jotta siitä saadaan paras mahdollinen työkalu Biitin tarpeisiin.
Vaikka Salesforce onkin alunperin tehty asiakkuudenhallintajärjestelmäksi tukemaan myyntiä, sitä pystyy muokkaamaan myös rekrytoinnin tarpeisiin – joko tällaiselle PK-yritykselle tai vaikka isommankin mittakaavan rekrytointitarpeisiin.
Tämä esimerkki näyttää mielestäni Salesforcen valtavan potentiaalin ratkaista monimuotoisia ongelmia yrityksille.
Tämä esimerkki näyttää mielestäni Salesforcen valtavan potentiaalin ratkaista monimuotoisia ongelmia yrityksille, oli kyseessä sitten kolmen henkilön start-up tai monen tuhannen henkilön kansainvälinen pörssiyhtiö.
Haluaisitko lukea lisää Salesforcen käytön laajentamisesta? Käy lataamassa tämä opas aiheesta!
Tilanne on varmasti sama monessa muussakin vastaavan kokoluokan yrityksessä: markkinointibudjettia pyritetään Excelissä. Koska käytämme Salesforcea kutakuinkin kaikkeen, ajattelin, että miksi en siirtäisi budjetin hallintaa sen päälle?
Salesforcen Campaigns-objekti on todella monipuolinen ominaisuus ja sisältää mahdollisuuden seurata myös budjettia (suunniteltu vs toteutunut), mutta varsinaista markkinointibudjettia varten halusin oman työkalun muutamasta syystä, kuten:
- Markkinointibudjetti sisältää myös kampanjoiden ulkopuolisia asioita (kuten työkalut), joilla en halunnut sotkea kampanjanäkymää.
- Haluan hallita ja tarkastella budjettia eri näkökulmista kuin kampanjoita. Esimerkiksi AdWordsia haluan budjetin näkökulmista seurata kuukausittaisella tasolla, kun taas markkinoinnin mittaamisen (kampanjat) kohdalla eri näkökulmasta, kuten mainosryhmittäin.
Tällöin ratkaisu oli tehdä Custom Object markkinointibudjetin hallintaan. Talo on täynnä osaavia Salesforce-konsultteja, mutta tämän halusin tehdä oman oppimiseni takia itse.
Trailheadin kautta konffaamaan
Salesforcen Trailheadista löytyy maksuttomia kursseja, joiden avulla kuka tahansa voi syventää Salesforce-osaamistaan. Lähdin liikkeelle opiskelemalla muutaman objektien hallintaan liittyvän moduulin.
Kurssien tehtäviä suoritetaan niin sanotuilla Playgroundeilla, eli kurssien aikana pääsee itse konfiguroimaan Salesforcea turvallisesti. Tämä oli myös kätevä paikka kokeilla budjettiobjektin luomista ja ominaisuuksia.
Tavoitteita minulla oli kolme:
- Saada markkinointibudjetin hallinta taulukkoa kätevämpään muotoon
- Oppia lisää Salesforcesta
- Tehdä ratkaisu, jota voisin laajentaa tulevaisuudessa esimerkiksi kampanjoiden avulla ja hyödyntää mittaristoissa ja raporteissa
Joidenkin tuntien kokeilun ja konfiguroinnin jälkeen (yhtään riviä koodia ei vaadittu) lopputuloksena oli MVP-ajatuksella (minimum viable product) luotu työkalu markkinointibudjetin hallintaan. Voin kehittää tätä työkalua jatkossa itse omien kokemuksieni pohjalta.
Kuluvan vuoden budjetti löytyy minulla Salesforcen navigointipalkista. Tämä on vuodelle 2018 merkityt budjetti-itemit listaava näkymä (List View), johon saa oikealle halutessaan yksinkertaisia graafeja. Tässä tietenkin testidatalla.
Otetaan muutama esimerkki:
Vuoden 2018 (kuvitteellinen) AdWords-budjetti laskutetaan neljässä erässä ja jokaiselle neljännekselle on varattu 1000 euroa budjettia.
MVP-versiosta löytyy perusasiat, kuten vuosi, suunniteltu kokonaisbudjetti, tyyppi ja lisätiedot. Planned ja Actual -kentät sisältävät yksittäisten rivien summat, jotka löytyvät Related-välilehdeltä.
Related-välilehdeltä pääsen näkemään yksittäiset rivit, muokkaamaan niitä ja luomaan uusia rivejä. Esimerkissä on luotu rivi jokaista laskua varten laskutusaikataulun mukaisesti. Näen muun muassa, että Q1:n toteutunut kustannus oli hieman alle suunnitellun. Samalla näen ne kampanjat, jotka liittyvät tähän budjetin kohtaan.
Kun Q2:n lasku tulee, voin mitä (tai kuka tahansa muu) käydä päivittämässä Actual-tiedon ja muokkaamassa statukseksi Paid. Tämä päivittyy kokonaisbudjettiin.
Vastaavasti tapahtuman (kuvitteellinen aamiaisseminaari) kohdalla voin käyttää työkalua kätevästi tapahtuman kokonaisbudjetin hallintaan listaamalla kaikki tapahtuman kustannukset yksittäisinä riveinä. Alhaalla näkyy tähän budjetin kohtaan linkitetty kampanja.
MVP valmis, mitä seuraavaksi?
Tavoitteenani oli tosiaan rakentaa mahdollisimman yksinkertainen perustoiminnallisuudet sisältävä budjetinhallintaominaisuus Salesforcen päälle. Tämä tavoite täyttyy tällä ja voin jatkaa kehittämistä syksyllä. Muutama idea on jo mielessä:
- Budjettidatan hyödyntäminen mittaristoissa, jolloin saan mittaristonäkymän, jolla on markkinoinnin KPI:den lisäksi myös ajantasainen näkymä budjetista.
- Vahvempi integraatio kampanja-objektin kanssa, jolloin esimerkiksi yksittäiselle budjetti-itemille saataisiin näkyviin siihen linkitettyjen kampanjoiden tulokset (esimerkiksi ne myyntimahdollisuudet, joihin kampanja on vaikuttanut – tämä onnistuu hyödyntämällä Salesforcen Campaign Influence -ominaisuutta ja tietenkin Pardottia).
- Chatter-ikkunan tuominen objekteihin. Näin esimerkiksi Office Managerimme voisi kysyä suoraan oikealla objektilla lisätietoa saapuneesta laskusta. Myös hyväksymis-workflown luominen olisi mahdollista, mutta luultavasti turhan raskasta tässä tilanteessa.
- Isompia organisaatioita varten olisi mahdollista luoda hälytys, jos kampanjan Planned-kentän arvo ylittää Total budget -kentän arvon. Näin esimerkiksi markkinointijohtaja voisi saada hälytyksen automaattisesti, jos kampanjan kustannukset uhkaavat karata käsistä.
Tässä vain muutamia ideoita, joita pikaisesti tuli mieleeni. Mahdollisuuksia olisi lähes rajattomasti, jos mukaan otettaisiin oikeasti asioita osaavat Salesforce-konsultit (joita meillä onneksi on talo täynnä), puhumattakaan jos lähdetään miettimään myös erilaisia integraatioita.
Joka tapauksessa Salesforce taipuu moneen, eikä se taivuttaminen ole edes kovin vaikeaa. Jatkan tätä blogisarjaa syksyn aikana, kunhan ehdin rakentaa työkaluuni uusia ominaisuuksia.
Salesforcen ekosysteemi kulminoituu AppExchange-markkinapaikan ympärille, jossa kuka tahansa voi julkaista oman sovelluksensa ja jakaa sen maailmalle. Mutta kuinka siellä voi julkaista sovelluksia?
AppExchange on vastaava alusta B2B-asiakkaille kuin Applen AppStore tai Googlen Play kuluttaja-asiakkaille. Sovellusten asentaminen markkinapaikalta on tehty helpoksi muutaman klikkauksen taakse. Meille on tullut useampia kyselyitä, miten Salesforcen AppExchange-markkinapaikalle saadaan sovellus julkaistua. Käsittelen tätä lyhyesti tässä blogissa.
Sinulla voi olla joko olemassa oleva sovellus tai idea sovelluksesta, jonka uskot kiinnostavan laajaa yleisöä. Tällöin kannattaa arvioida, olisiko kannattavaa julkaista se Salesforcen markkinapaikalla. Ennen kuin julkaisemiseen lähtee, pitää luonnollisesti puntaroida ne kysymykset, mitä miltä tahansa start-up firman perustajalta voitaisiin kysyä. Tyypillisiä esimerkkisovelluksia, joita mietitään julkaistavaksi ovat muun muassa:
- Erilaisten tietovarastojen kytkentä Salesforceen. Esimerkiksi yrityksen tietojen päivittäminen suoraan ulkoisesta tietojärjestelmästä Salesforcessa.
- Liidi-generaattorit. Esimerkiksi liidien luominen automaattisesti web:stä tai sosiaalisesta mediasta.
- Puhelin-CRM (CTI) tyyppiset ratkaisut.
- Markkinointiautomaatiosovellukset: CRM-datan tuominen ulkoiseen markkinointiautomaatiojärjestelmään ja takaisin.
- Toiminnanohjausjärjestelmät: Toiminnnanohjausjärjestelmän julkaiseminen samalla alustalla kuin CRM-järjestelmä tuottaa 360 asteen näkyvyyyden kaikkeen dataan ja mahdollistaa esimerkiksi tekoälyn tehokkaan käytön.
Tämän jälkeen on päätettävä, millainen julkaisu sopii sinun tuotteellesi. Salesforce tarjoaa kaksi julkaisutyyppiä: ISV-sovellus ja OEM-sovellus. Merkittävin ero näiden välillä on, että ISV-sovellus julkaistaan aina olemassa olevaan ympäristöön ja olemassa olevien “lisenssien päälle”, kun taas OEM-sovellus voidaan julkaista itsenäisesti. Pari esimerkkiä selventää asiaa:
- DocuMill on dokumenttien generointiin tarkoitettu sovellus esimerkiksi myynti- tai sopimusdokumenttien tulostamiseen pdf- tai word-muotoon. Tätä käytetään alustan muissa prosesseissa, joten kyseessä on ISV-sovellus. Asiakas tarvitsee muita Salesforcen lisenssejä tämän sovelluksen käyttämiseen (kuten Force.com tai Sales Cloud -lisenssin)
- ServiceMax-sovellus on kenttähuoltoon tarkoitettu toiminnaohjausjärjestelmä. ServiceMax toimii itsenäisenä sovelluksena kenttähuollossa, joten kyseessä on OEM-sovellus. Asiakas ei tarvitse Salesforcen muita lisenssejä (kuten Sales Cloud) tämän käyttämiseen. OEM-sovellusta ei voi asentaa suoraan AppExchangesta.
Seuraava vaihe on joko sovelluksen tekeminen tai sovelluksen saattaminen paketoitavaan muotoon, jos sovellus on olemassa olevassa ympäristössä tehtynä. Sovellus on tehtävä niin sanottuun Developer org -tyyppiseen ympäristöön. Suosittelemme Partner Developer Org -tyyppistä ympäristöä. Tähän ei siis kelpaa oman organisaation maksullinen Salesforce -ympäristö.
Kun sovellus on paketoitu oikeaan ympäristöön, niin suurin haaste on yleensä Salesforcen tietoturvakartoitus (Salesforce Security Review). Salesforce tekee tarkistuksen kaikille sovelluksille, jotka listataan heidän markkinapaikalle. Näin Salesforce voi taata markkinapaikan luotettavuuden.
Kyseessä ei ole ainoastaan tietoturvakartoitus, vaan samassa yhteydessä tarkistetaan Salesforcen parhaiden käytäntöjen noudattaminen. Tässä yhteydessä pitää myös täyttää teknisiä dokumentaatioita ratkaisun komponentteihin ja Force.com-rajoihin liittyen. Lisäksi Salesforce vaatii “demo-session”, jossa käydään läpi teknistä ratkaisua.
Kokonaisuutena tietoturvakartoitukseen kannattaa varata ainakin pari kuukautta.
Tieoturvakartoituksen lisäksi Salesforcelle pitää täyttää dokumentteja liittyen oikeudellisiin asioihin, liiketoiminnallisiin tavoitteisiin, lisenssihinnoitteluun jne. Itse olen kokenut nämä osat suhteellisen suoraviivaisiksi. Tämä johtuu uskoakseni siitä, että Salesforcen on vaikea arvioida liiketoiminnallisia tavoitteita ja toisaalta, jos joku on valmis käymään tämän pitkähkön prosessin lävitse, niin heillä on varmasti liiketoiminnalliset tavoitteet itsellään.
Mitäs tämä lysti maksaa? Salesforcen tietoturvakartoituksella on kertamaksu 2550$ (sisältää ensimmäisen vuoden “vuosimaksun”), jonka jälkeen maksetaan vuosittainen maksu 150$. Nämä maksut on tarkoitettu kattamaan Salesforcen kuluja liittyen prosessiin. Näiden lisäksi Salesforce ottaa tietyn osan (tällä hetkellä 25%) markkinapaikan kautta myydyistä lisenssihinnoista.
Kysy lisää meiltä, jos haluat tietää lisää!
Viime viikolla sosiaalisessa mediassa puhuttiin siitä, että Forrester nimesi Salesforcen johtajaksi low-code-sovelluskehitysalustoissa. Mitä low-code-sovelluskehitys tarkoittaa ja miksi siitä kannattaa olla kiinnostunut?
Forrester on nimennyt Salesforcen alustan johtajaksi Forrester Wave -raportissa Low-Code Development Platforms For AD&D Pros, Q4 2017. Salesforcen omassa Top Trends In Low-Code Development -raportissa 81 % vastanneista IT-puolen johtajista näki low-code-kehityksen kiinnostavan omaa organisaatiotansa kahden vuoden päästä paljon tai erittäin paljon.
”81 % vastanneista IT-johtajista näki low-code-kehityksen kiinnostavan omaa organisaatiotansa kahden vuoden päästä paljon tai erittäin paljon.”
Tästä low-code-sovelluskehityksessä on kyse.
Klikkauksia, ei koodia
Low-code-kehityksessä on kyse siitä, että sovelluksia kehitetään aikaisempaa pienemmällä määrällä koodaamista, joskus jopa kokonaan konfiguroimalla. Kun koodaamisessa nimensä mukaisesti tuotetaan koodia, konfiguroinnissa on kyse asetusten muokkaamisesta visuaalisen käyttöliittymän kautta. Tämä vaatii taustalle esimerkiksi Salesforcen Force.com-alustan kaltaisen alustan.
Kuvassa Salesforcen Lightning-sivun konfigurointinäkymä, jonka kautta asetuksia on mahdollista muuttaa selaimen kautta, ilman koodaamista.
Force.com-alustan avulla Salesforcea voi laajentaa valmiiden Salesforcen ratkaisujen (Marketing automation, CRM, Customer Support, jne.) lisäksi mihin tahansa yrityksen prosessiin. Low-code-kehitysmallissa Salesforcea käyttävä yritys voi keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen ja liiketoimintaa tukevien ratkaisun tuottaminen alustalle on nopeaa.
Esimerkiksi Sales Cloud -vakioratkaisu ei suoraan täysin tue kaikkien yritysten myyntiprosessia. Olemme toteuttaneet muun muassa kiinteistöliiketoiminnan asiakkaalle ratkaisun, jossa yrityksen vuokrattavat tilat tuodaan osaksi myyntiprosessia. Näin myyntiorganisaatiolla on reaaliaikainen tieto vapaista tiloista tai kohteen vuokraus-asteesta.
Salesforce-alustan kehitysvälineet tietomallin, käyttöliittymien, automatisaatioiden ja analytiikan osalta mahdollistavat nopean kehityksen idean tasolta toimivaksi prototyypiksi jopa muutamassa päivässä.
Low-code-sovelluskehityksen hyödyt
Kun ratkaisusta 80-100 % hoidetaan konfiguroimalla koodaamisen sijaan, saadaan ratkaisu Salesforcen mukaan valmiiksi jopa 70 % nopeammin ja 50 % edullisemmin. Sovellus on heti valmis mobiilikäyttöön, eikä erillistä mobiilikehitystä tarvita. Lisäksi valmiin sovelluksen ylläpito on aikaisempaa helpompaa.
Salesforcen Force.com-alusta tuo kehitykseen vielä yhden merkittävän edun: jos organisaatiossa on Salesforcen tuotteita jo käytössä, ei erillisiä integraatioita tarvitse rakentaa, vaan kaikki aikaisempi data on uuden sovelluksen käytössä ja kaikki sovelluksen tuottama data suoraan käytettävissä muissa Salesforcen palveluissa. Samalla voidaan hyödyntää kolmansien osapuolten kehittämiä AppExchange-sovelluksia osana kehitettävää ratkaisua.
Low-code-kehityksessä on siis yksinkertaisesti kyse siitä, että valmiin alustan ansiosta ratkaisuja voidaan tuottaa koodaamisen sijaan konfiguroimalla. Tämä nopeuttaa kehitystä, pienentää kuluja ja mahdollistaa sovellusten helpomman ylläpidon.
Aiheeseen liittyvät linkit: