Törmäsin taannoin LinkedINissä keskusteluun, jossa eräs myyntijohtajana työskentelevä henkilö kertoi, kuinka myyjät valittelevat joutuvansa käyttämään viikossa yhden kokonaisen työpäivän yrityksen CRM-järjestelmän päivittämiseen. Vastaavanlaisia tarinoita on kantautunut korviini joskus aikaisemminkin. Mistä tämä oikein kertoo?

Minusta se kertoo siitä, ettei järjestelmiä käytetä kovinkaan tehokkaasti. Joskus se kertoo myös siitä, että järjestelmä on rakennettu päin prinkkalaa, mutta se onkin sitten tarina erikseen.

Ajattelin käydä tässä tekstissä läpi yhtä yllättävän vähälle huomiolle jäänyttä seikkaa – nimittäin CRM-järjestelmän mobiilikäyttöä. Se tekee järjestelmän käyttämisestä helpompaa, hyödyllisempää ja nopeampaa. Salesforce on satsannut valtavasti omaan mobiilisovellukseensa, jonka käyttäminen nopeuttaa ja helpottaa asiakastyön tekemistä merkittävästi.

”Itse en enää osaisi edes kuvitella käyttäväni Salesforcea pelkästään pöytäkoneella tai läppärillä.”

Monen vuoden kokemuksella voin kertoa, että CRM-järjestelmän käytön tulisi olla huomaamatonta ja osa päivittäisiä työrutiineja. Itse en enää osaisi edes kuvitella käyttäväni Salesforcea pelkästään pöytäkoneella tai läppärillä.

Kerron nyt muutamien käytännön vinkkien kautta miksi.

Vinkki 1: Soitot mobiilisovelluksen kautta

Yksi helppo tapa nopeuttaa ja tehostaa merkittävästi asiakastyötä on käyttää Salesforcen mobiilisovellusta puhelinsoittoihin.

Mobiilisovelluksesta löytyy jokaisen kontaktin alta löytyy sellainen painike kuin “call” tai “soita”. Tätä painiketta käyttämällä voit soittaa Salesforcen kautta omasta numerostasi asiakkaalle tai prospektille.

Miksi tämä yksinkertaiselta kuulostava vinkki sitten on niin hyödyllinen? Sinun ei tarvitse metsästää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden numeroita mistään, vaan kaikki yhteystiedot löytyvät yhdestä paikkaa.

Sitäkin merkittävämpää on se, että sovellus kysyy jokaisen soiton jälkeen sinulta automaattisesti, miten puhelu meni. Näin pystyt kirjaamaan muistiinpanot ylös välittömästi keskustelun jälkeen. Voit tehdä sen joko kirjoittamalla tai sanelemalla.

Puhelinkeskustelujen käyminen mobiilisovelluksen kautta paitsi säästää asiakastyötä tekevien aikaa, luo myös toimintaan läpinäkyvyyttä. Järjestelmästä voi helposti seurata, kuinka paljon ja minkälaisia keskusteluja asiakkaiden kanssa käydään ja ollaan käyty.

Haluatko tietää, miten liiketoimintaa voidaan kehittää mobile first -ajattelun pohjalta? Perehdy Ekovillan tarinaan.

Vinkki 2: Muistiinpanojen saneleminen puhelimella

Yhteystietojen nopeaa löytämistäkin hyödyllisempää on se, mitä tapahtuu puhelinsoittojen jälkeen.

Sovellus kysyy jokaisen puhelinsoiton jälkeen sinulta automaattisesti, miten puhelu sujui. Näin pääset kirjaamaan muistiinpanot ylös välittömästi keskustelun jälkeen – joko kirjoittamalla tai sanelemalla.

”Yhteystietojen nopeaa löytämistäkin hyödyllisempää on se, mitä tapahtuu puhelinsoittojen jälkeen.”

Erityisesti muistiinpanojen saneleminen on käytännöllinen ja aikaa säästävä ominaisuus, sillä Salesforcen mobiilisovellukseen voi puhelujen tai kasvokkaistapaamisten jälkeen sanella muistiinpanot niin, että sovellus muuttaa automaattisesti puheen tekstiksi.

Kokemuksesta tiedän, että myyjät ainakin rakastavat sanelumahdollisuutta, sillä se säästää aikaa ja hermoja.

Vinkki 3: Ajanhallinnan tehostaminen taskeilla

Meillä Biitillä on tapana kirjata kaikkien keskustelujen jälkeen ylös seuraavat taskit eli tehtävät. 

Oli kyse sitten uuden potentiaalisen asiakkaan kontaktoinnista, tiimipalaverista tai asiakastapaamisesta, niin jokaisesta keskustelusta pitäisi ilmestyä järjestelmään uusi task, eli mitä tehdään seuraavaksi.

Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi tarjouksen lähettäminen, jatkokeskusteluiden järjestäminen tai lisämateriaalin toimittaminen. Tärkeintä on, että keskusteluissa sovitaan jatkotoimenpiteistä, jotka kirjataan välittömästi myös järjestelmään.

Tässä Salesforcen mobiilisovellus on taas erinomainen apuväline, sillä taskit voi kirjata sovelluksen kautta vaivattomasti ylös missä tahansa tilanteessa. Puhelinhan kulkee aina mukanamme kaikkialle.

Taskit auttavat myös suunnittelemaan ajankäyttöä entistä paremmin, sillä mobiilisovelluksen kotisivulta löytyy myös sellainen kohta kuin “today”, joka näyttää kaikki kyseiselle päivälle ajoitetut tehtävät. Kun olet esimerkiksi matkalla töihin, voit katsoa yhdellä vilauksella, mitä kaikkea päivän aikana pitäisi saada tehtyä. Näin saat jokaiselle työpäivälle lentävän lähdön.

Vinkki 4: Kaikki toiminnot yhdellä sovelluksella

Salesforcen mobiilisovelluksen kenties merkittävin etu on se, että sillä pystyy tekemään niin paljon asioita.

Esimerkiksi mobiilisovelluksen chatterissa voi keskustella työkavereiden kanssa asiakkaista tai esimerkiksi myyntimahdollisuuksista. Kuvittele vaikkapa olevasi asiakastapaamisessa, jossa nousee esille kysymyksiä, joihin et osaa vastata. Voit esimerkiksi kahvitauolla pyytää chatterin kautta apua tietyiltä työkavereilta tai koko tiimiltä.

Mobiilisovelluksesta löytyy puhelintoimintojen lisäksi myös lukuisia muita hyödyllisiä toimintoja, kuten kalenteri, raportit, mittaristot ja pääsy kaikkeen asiakasdataan. Voit ajatella, että sinulla on taskussasi rajaton tietopankki. Tämä ajatus olisi vielä kymmenisen vuotta sitten tuntunut mahdottomalta.

Vinkki 5: Muistutukset auttavat tekemään kaiken tarvittavan

Etä- ja paikkariippumaton työ on tullut jäädäkseen.

Tällaista työtä tehdessä on tärkeää pystyä hoitamaan kaikki tarvittavat prosessit ja toimenpiteet missä tahansa – ilman että tarvitsee käydä jatkuvasti tarkastamassa ruudulta, mitä kaikkea pitikään tehdä ja miten.

Tähän saa helpotusta etukäteen konfiguroiduilla muistutuksilla eli notifikaatioilla, jotka lähetetään push-ilmoituksina puhelimeen. Notifikaatiot voivat esimerkiksi muistuttaa tarjouksen lähettämisestä, sähköpostiin vastaamisesta tai uuden liidin kontaktoinnista.

”Notifikaatiot voivat esimerkiksi muistuttaa tarjouksen lähettämisestä, sähköpostiin vastaamisesta tai uuden liidin kontaktoinnista.”

Muistutusten lisäksi puhelimeen voidaan ohjata myös ilmoituksia kaikista tapahtumista, jotka edellyttävän nopeaa reagointia. Tällaisia voivat olla esimerkiksiksi myyjälle lähetettävät ilmoitukset uusista liideistä tai myyntimahdollisuuksista. Joskus ne voivat vaatia välitöntä reagointia, ja mobiilisovelluksen avulla sekin on mahdollista.

Yhtä lailla asiakaspalvelija voi saada ilmoituksia uusista tiketeistä tai siitä, että asiakas on vastannut hänelle lähetettyyn sähköpostiin.

Salesforcen mobiilisovellus voi parhaimmillaan toimia ikään kuin sihteerinä tai apulaisena, joka ohjaa tekemään oikeita asioita oikealla tavalla oikeaan aikaan.

Vinkki 6: Lisää tehokkuutta – ilman lisäkustannuksia

Tässä kohtaa moni ehkä miettii, kuinka kalliiksi Salesforcen mobiilikäyttö tulee. Voitte huokaista helpotuksesta, sillä mobiilisovellus kuuluu kaikkiin peruslisensseihin.

”Mobiilisovellus kuuluu kaikkiin peruslisensseihin. Se on ilmainen lisäosa, jota ei hyödynnetä lainkaan niin paljon kuin pitäisi.”

Se on siis ilmainen lisäosa, jota ei minusta hyödynnetä lainkaan niin paljon kuin pitäisi. Toivon, että näiden muutamien edellä mainittujen vinkkien avulla saatte järjestelmästä mahdollisimman paljon irti.

Mobiilisovellusta voi myös muokata yrityksen omiin tarpeisiin, aivan kuten mitä tahansa muutakin käyttöjärjestelmää.

Sovellusta muokatessa kannattaa ottaa huomioon, että käyttöliittymä on syytä suunnitella alustalle sopivaksi ja varmistaa, että sovelluksen käyttämisestä tehdään mahdollisimman helppoa. On kuitenkin aivan eri asioita käyttää Salesforcea läppärillä kuin puhelimella.

Mikäli haluat kuulla lisää Salesforcesta tai sen mobiilikäytöstä, ota ihmeessä yhteyttä! Se onnistuu esimerkiksi LinkedINin kautta.

Odotettu uudistunut Salesforcen mobiilisovellus on vihdoin saapunut. Tästä viikosta lähtien Salesforcen käyttäminen mobiilisti on nopeampaa, helpompaa ja vaivattomampaa kuin koskaan aikaisemmin.

Pelkällä läppärillä työskentely alkaa jo olla menneen talven Lumia. Yhä useampi tekee töitä myös puhelimellaan, sillä se on ylivertainen työkalu moniin tilanteisiin. Olit sitten metrossa, hississä tai koko päivän tapahtumassa, puhelin kulkee huomaamattomasti aina mukanasi. Puhelin kulkee mukanasi kaikkialle – miksi et siis käyttäisi sitä myös työn tekemiseen?

Salesforce on mobiilien työkalujen edelläkävijä, sillä Salesforcen mobiilisovellusta on voinut käyttää IOS- ja Android -käyttöliittymillä jo pitkän aikaa. Nyt sovellus on kuitenkin saanut uuden odotetun ilmeen Winter ‘20 -julkistusten yhteydessä.

Uudistunut mobiilisovellus mahdollistaa käyttäjille tutun Lightning Experience -käyttöliittymän hyödyntämisen myös puhelimella.

Mobile Publisher tarjoaa nyt entistä paremmat mahdollisuudet muokata Salesforcen mobiilisovellusta oman yhteisön näköiseksi. Admin pystyy luomaan käyttäjille parhaan mahdollisen kokemuksen muun muassa mukautetuilla ilmoituksilla ja syvälinkkien vaivattomalla käytöllä.

Uudistukset antavat adminille enemmän mahdollisuuksia rakentaa käyttäjille yksi, yhtenäinen Salesforce-kokemus riippumatta siitä, käytetäänkö Salesforcea läppärillä tai puhelimella.  

Haluatko tietää, mitä muita merkittäviä uudistuksia Salesforceen on tehty? Lataa uusin Fiid täältä.

Merkittävimmät uudistukset – Top 3

Salesforcen uudistunut mobiilisovellus on pitkä harppaus kohti asetelmaa, jossa Salesforcen hyödyntäminen on täysin alustasta riippumatonta. Uudistuksista huolimatta sovellus tuntuu tutulta ja helppokäyttöiseltä. 

Tässä muutamia nostoja uudistuksista, jotka ovat minusta käyttäjille erityisen hyödyllisiä. 

App Launcher

Olet varmaankin tottunut koneella työskennellessäsi surffailemaan eri appien välillä vaivattomasti muutamilla napinpainalluksilla. Salesforcen työpöytäversiosta tuttu App Launcher toimii nyt myös mobiilisovelluksella. Klikkaa laatikkoa ja hyppää Service Appista Sales Appiin muutamissa sekunneissa.

Enchanced Mobile Security

Enhanced Mobile Security auttaa pitämään sovelluksen datan turvassa ja käyttäjän tiedot yksityisinä. Admin voi hallinnoida eri toimintatapoja, joiden avulla voi luoda tarvittavat turvaparametrit vastaamaan yrityksen tarpeita. Käyttäjille voidaan myös asettaa rajoituksia esimerkiksi käytössä olevien versioiden suhteen. Näin voidaan varmistaa, että kaikki käyttäjät huolehtivat sovelluksen päivittämisestä.

Tietueiden sivun rakenne

Tietueiden sivun rakennetta on parannettu merkittävästi. Paluu-nappi on aiempaa helpommin nähtävissä (1). Pikapainikkeet (2) on siirretty näytön yläreunaan ja niiden alapuolelta löytyy tietueen data. Välilehdet on pinottu päällekkäin (3) sivun alareunaan. Kenties tärkeimpänä uudistuksena työpöydältä tuttu opastettu Polku (Path) on nyt saatavilla puhelimeen näkyviin tietueelle. Näin varmistetaan, että myyjät pääsevät seuraamaan Polun vaiheita myös tien päällä.

Teettääkö uudistus lisätöitä?

Nämä kaikki uudistukset saattavat herättää kysymyksiä. Pitääkö kaikkiin työpuhelimiin ladata jokin uusi sovellus? Täytyykö työntekijät kouluttaa uudistuneen sovelluksen käytössä?

Vastaus molempiin kysymyksiin on ei. Ne, joilla on jo Salesforce App asennettuna, saavat kaikki uudistukset käyttöönsä julkaisun yhteydessä automaattisesti ja ne, joilla sovellusta ei ole vielä asennettuna, saavat luonnollisesti kaikki ominaisuudet käyttöönsä latauksen yhteydessä.

Haluatko saada Salesforcesta kaiken hyödyn irti myös mobiilisti?

Herättääkö uudistunut mobiilisovellus kysymyksiä, joihin kaipaat kipeästi vastauksia? Ota meihin yhteyttä, niin autamme sinua rakentamaan juuri sinun näköisen mobiilisovelluksen.

PS. Muistathan lisätä mobiilikäyttäjille “New Salesforce Mobile App user” -lupajoukon, jotta he pääsevät käyttämään uusia ominaisuuksia!

 

Salesforce on kehittänyt Field Service Lightning -nimellä kulkevaa kenttähuollon työkaluaan nyt tasaisesti pian vuoden verran ja nyt kaikki palaset alkavat olla upeasti kohdillaan. Toiminnallisuuksia on lisätty jokaisessa päivityksessä ja ne kattavat nyt kaiken, mitä kokonaisen järjestelmän toteutukseen tarvitaan. Viimeisimpänä pian julkaistava FSL-mobiiliapplikaatio, joka täydentää hyvin kokonaispaketin. Tässä olikin syytä kerrakseen lähettää BiiT Dream Teamin iskujoukko kouluttautumaan järjestelmän saloihin Etelä-Saksaan.

Ennen kaikki oli paremmin?

Kenttähuolto on nopeasti kehittyvä ala, mutta monet yritykset pyörittävät edelleen excel-tiedostoja työntekijöiden henkilökohtaisilla koneilla, kun huoltotoimenpiteitä suoritetaan. Myös kynää & paperia käytetään edelleen yllättävänkin monessa tehtävässä, vaikka elämme digitaalista aikakautta. Pahimmillaan huollon kirjauksen työvaiheet voivat olla: kynä ja paperi -> kirjaus Exceliin -> kirjaus sisäiseen Intranetiin.

Field Service Lightning mullistaa täysin tämän vanhahkon ajattelumallin. Huoltoteknikot kirjaavat huoltotehtäviä mobiililaitteellaan ja järjestelmäautomaatiot jakavat työtehtäviä taustalla perustuen ennalta määriteltyihin sääntöihin. Kenttähuollon tehokkuutta voidaan myös helposti seurata reaaliaikaisilla raporteilla, esimerkiksi vastaus- sekä huoltoaikoja voidaan sekä tarkastella – että sitten hienosäätää helppolukuisten raporttien datan pohjalta.

Kahden koulutuspäivän aikana käytiin läpi kaikki keskeiset asiat ja samalla konfiguroitiin valmis järjestelmä testiympäristöön palanen kerrallaan. Järjestelmä sisältää muun muassa resurssit (Resources), teknikoiden taidot (Skills), kalentereiden hallinnan, skedulointisäännöt (Scheduling policies), palvelutasot (Service Levels), mobiilikonfiguroinnin sekä työtilausten hallinnoinnin (Dispatch process).

Automaaginen järjestelmä

Järjestelmän todelliset edut tulevat näkyviin, kun automatiikka pääsee kunnolla vauhtiin. Kun vaaditut järjestelmän konfiguroinnit on toteutettu, käyttäjän on mahdollista tehdä työtilausten jakaminen täysin automaattisesti. Tällöin järjestelmä jakaa työtehtävät teknikoille perustuen muun muassa heidän sijaintiinsa, taitoihinsa, etäisyyteen kohteesta sekä utilisaatioon. Työtilauksia on helppo jakaa teknikoille manuaalisestikin, mutta kun aletaan puhua useista sadoista työtilauksista, niin käyttäjän on käytännössä mahdotonta hallita kaikkea ilman järjestelmän apua.

Se mikä manuaalisena työnä vaatisi useamman päivän, järjestelmä käytännössä hoitaa muutamassa minuutissa, joten säästöjä syntyy uskomattoman nopeasti. FSL:n skedulointipolitiikka huomioi teknikoiden työtilaukset, tauot, siirtymäajat kohteesta toiseen sekä mahdolliset vapaat ja piirtää jokaiselle teknikolle oman aikajanan. Tämä henkilökohtainen näkymä on sen jälkeen käytössä jokaisen teknikon omassa mobiililaitteessa, josta työpäivän kulkua hallinnoidaan.

Dispatch Console

Mobiili on päivän sana

Näkyvin FSL:n osa kokonaisratkaisua tulee olemaan teknikoille suunnattu mobiiliapplikaatio, jonka visuaalinen ilme onkin varsinaista silmäkarkkia. Sen toimivuus osoittautui saamassamme demossa erittäin hyväksi. Nykyaikainen mobiilisovellus ei missään nimessä saa nostattaa käyttäjän verenpaineita – ja tässä sovelluksessa kaikki tuntuikin rullaavaan loogisesti eteenpäin.

Teknikot voivat hallita omia työtilauksiaan mobiilissa ja sen lisäksi he voivat luoda kalenteriin tapaamisia tai uusintakäyntejä. Mobiilisovelluksesta voi myös tarkastella työtilaukseen liittyviä asioita, mm. asiakastilin (Account), kontaktien (Contact) sekä laitteiden (Asset) tietoja. Näyttävä ominaisuus on myös Google Maps -näkymä, joka näyttää teknikolle kartalla reitin sekä matka-ajan kohteeseen, perustuen käyttäjän geokoordinaatteihin.
Myös offline-toiminnallisuus tulee olemaan erittäin hyvä myyntivaltti. Toiminto on suunniteltu niin, että sovellus toimii offline-tilassa normaalisti, ja kun yhteys palaa niin sovellus synkronoi automaattisesti kaikki käyttäjän tekemät muutokset. Monissa vastaavissa sovelluksissa vaaditaan erillinen manuaalinen synkronointi, jos muutoksia on tehty offlinen aikana. Synkronointi toimii samalla periaatteella myös toiseen suuntaan ja teknikot saavatkin välittömästi tiedot muuttuneista työtilauksista päivän aikana.

Tulee olemaan mielenkiintoista päästä toteuttamaan asiakkaalle oikeaa FSL-projektia, koska helppous, ketteryys ja toimintavarmuus ovat niitä avainsanoja, joihin voisin luulla jokaisen asiakkaan tarttuvan. Niin kuin alussa jo mainitsin, kaikki palaset alkavat olla kohdallaan, now it’s Showtime!