Rekrytointiprosessin hallinta Excelistä Salesforceen

Yksi haaste Biitin kasvun edellä on osaajien rekrytointi. Yhtenä keinona tämän ongelman ratkaisuksi päätimme parantaa rekrytointiprosessiamme tuomalla sen hallinnan taulukoista Salesforcen päälle.

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä rekrytointia hoidetaan monesti sähköpostien ja Excel-taulukoiden kanssa. Tällöin HR-tiimi saattaa koostua vain yhdestä henkilöstä. Pienetkin yritykset voivat saada satoja hakemuksia kuukaudessa, joten näiden hallitseminen voi luoda valtavan määrän työtä jo muutenkin kiireisille osaajille.

Törmäsimme Biitilläkin tähän ongelmaan. Tämän takia päätin selvittää, miten voisimme yksinkertaistaa rekrytointiprosessin hallintaa ilman, että investoisimme uusiin työkaluihin.

Vastaus löytyi luonnollisesti Salesforcesta, jonka päälle rakensin ympäristön hallinnoimaan rekrytointiprosessiamme.

Miksi Salesforce?

  • Käytämme sitä päivittäin, joten alusta on jo HR-osaajillemme tuttu.
  • Lähes rajattomat muokkausmahdollisuudet loivat mahdollisuuden luoda täysin mukautettu alusta juuri meidän rekrytointiprosessia ajatellen.
  • Uusien ominaisuuksien rakentaminen on yksinkertaista, eikä vaadi välttämättä riviäkään koodia.
  • Tiettyjä prosesseja voidaan helposti automatisoida.
  • Turvallinen ympäristö, jossa voi säilöä hakijatietoja GDPR:ää noudattaen.

Rekrytointiprosessin hallinta Salesforcessa

Rekrytointityökalu on rakennettu Salesforcen mukautetun objektin (Custom Objects) päälle. Objektin nimi on Applicants ja jokainen hakija tallennetaan sinne uutena tietueena (Record). Yhtä tietuetta voi ajatella taulukon rivinä ja jokaisen tietueen kenttää taulukon sarakkeena.

Yhdestä tietueesta löytyvät helposti kaikki perustiedot hakijasta nopeasti ja helposti, antaen HR-osaajille mahdollisuuden saada nopea yleiskuva sekä hakijasta että siitä, missä kohtaa hän on rekrytointiprosessissa. Tietueeseen voi myös liittää hakijan CV:n ja Cover Letterin PDF-tiedostoina sekä muistiinpanot haastatteluista.

Hakijan etenemisen prosessissa näkee polusta (Path), joka muistuttaa myynnistä tuttua myyntisuppiloa. Tehdyt muistiinpanot voidaan linkittää polun oikeaan kohtaan.

Lisäksi sivupalkista käyttäjä voi merkitä käytyjä puhelinkeskusteluita, luoda tehtäviä ja käyttää Chatter-ominaisuutta sisäiseen keskusteluun. Yhdistämällä Gmail-tili Salesforceen mahdollistaa myös Biitin brändin mukaisten sähköpostien lähettämisen suoraan Salesforcesta hakijalle.

Koko rekrytointiputkea koskevaa yleiskatsausta varten rakennettiin kaikki hakijat sisältävä Kanban-näkymä, jossa hakijat lajitellaan vaiheen mukaan. Tässä näkymässä voi myös siirtää hakijoita seuraavaan vaiheeseen helposti Drag-and-Drop-menetelmällä.

Kanban-näkymää on helppo rajoittaa koskemaan esimerkiksi tiettyä avointa paikkaa koskevia hakemuksia.

Ympäristöön on myös lisätty mittaristoja (Dashboard) ja raportteja (Report), jotka toimivat lisätyökaluina rekrytointiprosessin seurantaan ja kehittämiseen.

On myös tärkeää, että järjestelmä mahdollistaa GDPR-henkilötietolain noudattamisen. Salesforcen omat tietosuojatyökalut ja rakentamamme prosessit varmistavat, että vain rekrytointiin oleellisesti liittyvät työntekijämme voivat tarkastella hakijan tietoja.

Mitä seuraavaksi?

Jatkamme järjestelmän kehittämistä HR-tiimin palautteen pohjalta, heidän tarpeiden ja toiveiden mukaan. On tärkeää, että järjestelmän käyttöä seurataan ja optimoidaan, jotta siitä saadaan paras mahdollinen työkalu Biitin tarpeisiin.

Vaikka Salesforce onkin alunperin tehty asiakkuudenhallintajärjestelmäksi tukemaan myyntiä, sitä pystyy muokkaamaan myös rekrytoinnin tarpeisiin – joko tällaiselle PK-yritykselle tai vaikka isommankin mittakaavan rekrytointitarpeisiin.

Tämä esimerkki näyttää mielestäni Salesforcen valtavan potentiaalin ratkaista monimuotoisia ongelmia yrityksille.

Tämä esimerkki näyttää mielestäni Salesforcen valtavan potentiaalin ratkaista monimuotoisia ongelmia yrityksille, oli kyseessä sitten kolmen henkilön start-up tai monen tuhannen henkilön kansainvälinen pörssiyhtiö.

Haluaisitko lukea lisää Salesforcen käytön laajentamisesta? Käy lataamassa tämä opas aiheesta!

Ota yhteyttä

Kaipaatko lisätietoja? Asiantuntijamme vastaavat mielellään sinun kysymyksiisi.